データベースはデータを科学的及び体系的に保存し、整理し、管理するのに役立つソフトウェアまたは管理ソリューションの重要なコンポーネントである。
１．データベースとは？
データをファイルとして保存
コンピューターを使用する場合、通常、情報をファイルとして保存し、簡単に検索できるように異なるフォルダーに保存する。1つずつのファイルを保存する方法には、次の利点と欠点がある。
利点：
- この保存を使用すると、すぐに保存する必要がある場合は展開速度が速くなる。
- ITの専門知識を持たないユーザーにとって簡単。
欠点：
- データの不整合及び多くの人が同じファイルを使用している時、上書きが発生する場合がある。
- 多くのデータが重なる
- データ共有が高くない（弱い）
現在、ほとんどのコンピューターユーザーはこの方法を使用して自分の情報を保存しているため、この保存方は最も一般的な方法である。但し、大規模な共有データシステムは、データの取得が遅くて、保存が難しいなどの多くの制限がある。上記欠点を克服するために、データベースとデータベース管理システムが生まれた。
データベース
データベースは情報の読み取り、データの編集や追加や削除を簡単にするために、特定の構造で編成された情報の集まりである。例えば：会社の顧客リストはデータベースとして顧客の氏名はたは電話番号のフィールドで構成されている。
このデータベースシステムを使用すると、個々のファイルを保存する方法の欠点が克服される
- 情報の重複を減らし、一貫性とデータの整合性を確保する
- 多くの人、多くのアプリケーション、多く方法から同時にデータにアクセスできる
- 情報を共有する能力を高める
しかし、データベース管理システムの使用は、次の問題もある。
- 使用の時、共有性が高いので、データの機密性を保証する必要がある
- データアクセスの機密保持
- データ紛争が発生した時の問題を保証する
- データの安全性と整合性を確保する
日常生活では、あなたがデータベースシステムを使用するかもしれが、それを知らないようである。例えば、毎日、新聞からニュースを読んでいる場合、各サイトはデータストレージシステムを使用しており、システムにアクセスすると、ブラウザ画面にデータが返されて表示される。明らかに、同時に多くのページにアクセスでき、多くの人々が同時に１つページを読み取ることができるが、それでもデータの整合性が保証される。
2. データベース管理の重要性
データベース管理システム(Database Management System)は自動的かつ規則的なデータベースを管理するように設計されたものである。これらの管理動作は、特定のデータグループで情報の編集・削除・保存・検索（情報の取得）が含まれる。
つまり、データベース管理システムはユーザーが情報を管理したり、データベースを作成・更新・保守したりするのを支援する自動システムである。その中に、データベース管理システムの2つの主要部分は、クエリプロセッサ（要求プロセッサ）とデータマネージャである。
データベース管理の重要性
現在のデジタル時代では、多くの工程や管理システムがデバイスやソフトウェアでコード化および操作されることにより、企業が最高の効率を達成できるようになっている。その上で、データベース管理システムが誕生され、情報源の処理と管理において重要な役割を果たす。具体的には、データベース管理システムは次の主要機能がある。
- データベース作成環境を提供する：データベース管理システムはデータ型やデータ構造を記述し、宣言するためのデータ定義言語をユーザーに提供する役割を果たす。
- データの更新や活用の方法を提供する：データベース管理システムは、データベースを変更・活用の要求や操作を表示する動作言語をユーザーに提供する。データ操作には更新（データの入力や編集や削除）とエクスプロイト（データの検索やエクスポート）が含まれる。
- データベースへのアクセスを制御するツールを提供し、データベースシステムのいくつかの基本的な要件の実装を保証する。 それは：
（1）セキュリティの確保、不正アクセスの検知と防止。
（2）データの整合性を維持する。
（3）アクセスの整理と制御。
（4）ハードウェアまたはソフトウェアの問題がある場合、データベースを回復する。
（5）データの説明を管理する。
市場調査におけるデータベース管理の重要性
- 保管する書類の量を減らす
- 大量の長期調査結果を管理し、同じ顧客の何年にもわたる調査結果を同じ基準で簡単や効率的に比較できる。
- 各調査は常に迅速に更新され、重複を避け、情報の不足を回避する（不十分な要求された情報の場合はソフトウェアが警告する）、情報の間違い（紙からファイルに再入力するため）、データの損失（書類
- いくつかの簡単なレポートがすぐに抽出される。
- 調査員の管理と調査結果の精度がより簡単になる。
- 初期コストは増加する可能性があるが、長期的な導入コストは減少する。
販売管理におけるデータベース管理の重要性
- 何百万もの顧客を同時に管理し、各顧客の全取引を保存できる
- 要求特性を持っている1人以上の顧客を同時に検索する
- マーケティング部門はキャンペーンに関する情報と各キャンペーン後に検索された顧客のリストを保存する
- 営業部署は顧客サービス情報や注文情報を修正することができる
- 倉庫部署は注文生産結果と倉庫状況に関する情報を保存する
- 経理部署は注文と追加費用に関連する取引を保管する
- これらの部署からの個別のデータは統合され、検索から販売、請求、取引までのプロセス全体で保存され、顧客の重複の割合を減らす。また、顧客の需要（取引履歴に基づく）に最適な顧客お世話キャンペーンをグループ化して構築するための詳細情報を提供する。
また、過去のデータを確認し、何年にもわたってデータを比較することで、会社は適切な対応計画を事前に準備でき、時間や環境条件などに応じて収益の増減傾向を認識できる。
人材管理におけるデータベース管理の重要性
人材管理は、採用計画を立てる前からその従業員が退職するまでの過程である。各従業員は個別の情報が多数含まれているため、個別の文書またはファイルで管理するだけで管理が難しく、特に個人情報を更新し、変更する場合、データが「一致しない」 というのは珍しいことではない。適切なソフトウェアシステムは、企業の管理人に役立つ。
- 人事情報は企業での勤務前、勤務中、勤務後の全体過程で保存される：人事に関する基本情報、業績評価結果、給与、勧賞、昇進...人事情報ソフトウェアは企業の体系的かつ作業過程全体を通じて、人員の個人情報を管理するのに役立つ。
- 報告システムは全員を全面的に評価することで、企業の効果的な訓練計画を立てることがあできる。
