社内SNSを聞いた時、手軽や簡単にコミュニケーションが取れる一方、どのように使っているかわからないと言った意見をお持つ人が多いのではないのでしょうか。社内SNSとはFacebook、SkypeやTwitterのような形式をもつコミュニケーションツールを社内で利用することです。写真ドキュメント・編集・ディスカッション・記録あるいはデータの社内メンバーとの共有が可能で、このツールを利用すれば企業の多くの課題に対応できることが分かります。今回は、社内SNSの概要や代表的なツール、解決できる課題と効果的な使い方について皆にご紹介します。

1. 社内SNSとは？

社内SNSは特定の利用者が参加するコミュニティーサービスを、社内に利用向けに特化させたシステムのことです。主な機能はグループチャット機能、個人チャット機能、ファイルのアップロード・機能などがあります。社内の情報共有やコミュニケーションを共有を促進する目的などで導入する企業が増えています。

社内SNSの導入を成功させるには、社内SNSの三つの機能である「チャット機能」「グループ機能」「ファイルのアップロード・共有機能」を理解したうえで、導入目的を明確に設定することが重要です。

• 様々な働き方が実現することが出来
• 変化の速さに対応
• 情報やナレッジの共有
• 企業理念の社内への徹底

2. 社内SNSの特徴

• スマホから手軽にアクセスすることが可能：社内SNSツールはスマホからもアクセス可能があります。
• 気軽に書き込める:改まった社内文書ですと、承認権限や承認ルートが問題になりますが、ナレッジ（知見）共有にはそこまでのことをする必要がありません。
• 企業の問題解決：情報共有・進捗管理・意見交換・フィードバックなどのコミュニケーションの活性化に役立ちます。
• 情報が時系列で表示されて、後で調べられる：時系列に沿ったタイムライン式での表示が可能で、あとから読み返したいところ検索により効率的にピックアップできます。
• セキュリティの程度も高い：現在、市場に出回っている社内SNSツールは、アクセスコントロールがしやすく、暗号化により外から盗み見られることや重要情報の漏えいが予防できます。

3. メリットとデメリットも注目したほうがいい

社内SNSにはメリットがあれば、デメリットもあります。ちゃんと把握した上で、社内SNSを導入するのが簡単になって、効率的な活用の第一歩となるでしょう。

3.1 メリット

会社の全員のコミュニケーションを改善して、社内コミュニケーションの不足から発生する様々なな弊害を防ぐ長所があります。しかし、社内SNSを導入して、コミュニケーションの増加を待っているだけでは大きな効果を上げられません。企業として社内SNSのメリットを認識し、組織として最大限の効果を上げられるように運用することが大切です。社内SNS導入の五つの長所をご紹介します。

• 情報やナレッジの共有がスムーズ
• 業務のスケジュール管理が簡単になる
• 時間、空間を超えた多様なコミュニケーションが可能
• コミュニケーションの活性化
• 情報の確認済みの把握が可能

3.2 デメリット

社内SNSには「容易に交流できる」によって、逆にコミュニケーション疲れを引き起こしてしまうという長所です。簡単にメッセージを送信できるが、「返信しなければ…」という使命感に駆られて、ストレスが溜まってしまう社員が増える恐れがあります。「コミュニケーションのとりすぎ」には注意するのも大切です。

社内SNSを設定ためには、手間やコストがかかります。社員にツールの使い方を説明したり、ソフトのダウンロードに費用がかかったりするケースもあります。ある程度、時間的・経済的コストがかかることを踏まえつつ導入を決めるすることも大切です。

4. 社内SNSをうまく導入するために、活用の注意点

4.1. 管理者がメンテナンスをして、誰にも浸透できる

SNSは若い職員なら、ほぼ当たり前に使っているでしょう。しかし、年齢層に幅がある職場では、一部の職員に利用が偏ることも考えられます。社内SNSの管理者は、企画をし、かつ、投稿の質を上げるための活動を行いましょう。

例えば、投稿コーナーを作って、できるだけ多くの社員をそこに巻き込むことや、社内SNSトレーニングコースを開いて、使い方について説明すしたほうがいいです。「誰でも使える」という前提で考えて失敗してしまうケースも見られるのが社内SNSの隠れた特徴です。

4.2. ルールを設定する

「文書体系および文書DBから漏れているが、業務グループ内で共有する必要がある情報は、すべて社内SNS上、グループを設定してそのメンバー内で情報共有を行うこと」、「その他、全社に対するお知らせもSNS上行うこと」。このように簡単なルールがあると、社内SNSの活用度が全く変化します。切り分けルールの設定と、社内SNSへの誘導をこまめに行うことにより、SNSの利用の定着が図られます。 

5.社内SNS運用成功のガイドライン

5.1.社内SNS成功のポイント

• 使いやすいシステムが複雑で使いづらいSNSより、簡略化され手軽に使えるSNSの方が便利に感じますよね。より使いやすいSNSを導入することで、社員もよりポジティブに社内SNSを使えます。
• ルールを決めることが可能、事前にルールを決めることが大切です。ルールがない場合、社員はついてこれませんし、逆に社内の混乱を招いてしまいかねません。
• 社員にとってメリットがある社員にとってメリットがないと社内SNSの成功は難しいでしょう。人々の社員が「新しい発見がある」といったメリットを感じられるSNS運用をしていく必要があります。

5.2. 社内SNS注意のポイント

社内SNSをネガティブな状態にしない社内SNSを常にポジティブな状態に保っていれば、社内の雰囲気もさらに良くなることでしょう。

全員が参加するようにする混雑な状態にならないためにも、例えば「細かいグループに分ける」や「ラフに会話できるチャットも設ける」など、社員全員がSNSに関われるような工夫をすることが大切です。

既存ツールを混同しないように使う社内SNS以外に、すでに情報共有のツールを使っている企業もあるかと思います。以外に新たに社内SNSを導入する場合、そらぞれの棲み分けが重要となります。ツールの目的を明確に分けておくことが重要です。

6. まとめ

今回の記事では、社内SNSの目的の解説を中心に、以下のようなインフォメーションをお伝えしてきました。社内SNSとは・特徴・注意点などをご紹介します。「グループウェアはペーパーワークを含めた社内のさまざまな業務の効率化を図るもので、その一環としてチャット機能が備えられています。一方社内SNSは、コミュニケーションの活発化と効率的な情報共有に焦点がおかれています。まず社内SNSを導入して風通しと情報管理・共有を円滑にしてからグループウェアを構築するなど、自社の現状を把握し、どのような点が改善点であるのかを見極めたうえで、導入のしやすさなども考慮して取り入れるのが効果的でしょう。

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