ERPシステムは、企業の経営に欠かすことのできないあらゆる基幹業務システムを1つで管理・運用することを可能とします。ERPシステムを活用することで、企業経営判断において必要なあらゆるデータを複数の業務システムを使うことなく一元管理することが可能となるので、経営判断がよりスピーディになります。

ここでは、活用するとメリットの大きいERPシステムの基本や導入の際に知っておくべきことを紹介します。

①ERP システムとは？

ERP とは、「Enterprise Resource Planning」の略で、日本語では統合基幹業務システムと言われています。このシステムは企業の経営に欠かすことのできないあらゆる基幹業務システムを1つで補うことができます。

また、システムとしてERPを表現する際はERPパッケージと呼ぶこともあり、明確な定義は決まっているわけではありません。

ERPシステムは企業経営の基本であるヒトやモノの他、カネ、情報を適切に分配することができます。さらに、これらのデータを有効活用することで企業の情報戦略を有効的に練ることができるため、企業においては欠かせない仕組みとなっています。

また、企業が抱える資源を無駄なく有効活用することで、業務上の生産効率を高め、企業の経営を効率的に行うためにも必要なシステムです。

②ERPの主な機能

・人事・給与管理

・販売管理

・生産管理

・購買管理

・会計管理

・営業管理

ERPには上記のような機能が統合されていることが多いです。ERPベンダーによって得意としている業界が異なるため機能にも差があり、例えばシステム開発などのプロジェクト型業務に特化しているERPの場合、「プロジェクト管理」の機能が充実しているなどの違いがあります。

③ERPの特徴

大きな特徴は、あらゆる情報を集約・一元管理し、システム同士の連携を取れることです。連携を取ることで、業務中に発生する無駄な労力やトラブルといったことを解決しやすくなり、万が一の際は迅速な対応が可能です。

あらゆる情報を一元管理する

一般的な経理システムは、各部門ごとに情報を別々で管理していますが、ERPでは全ての情報を一元管理することができます。情報を一元管理し、各部門で様々な情報を共有することにより、これまで情報の共有にかかっていた時間を短くすることができます。

また各部門の情報を共有することで、社内全てにおいて必要な情報の活用が可能になります。さらにERPは管理する情報の整合性を取り、情報の制度を高めた状態で管理することができます。そのため、情報のすり合わせや修正作業といった時間のかかる作業をなくすことが可能です。

各管理システムの連携による業務の無駄を削除

ERPシステムは業務に関するデータを入力することで、統合データベースに反映し、新しいデータへ更新されていきます。そして、一元管理ができるため、部門関係なくデータを更新し、部門間の連携が取りやすくなっています。

さらに、打ち込まれたデータは全部門で共有することで、入力ミスが削減し、正確な情報が保存されます。また、連携が取れていることによって同じ内容のデータを入力しなくなるので、手作業で行う作業が大覇に削減できます。

このようなデータの管理をERPでは1つのシステムで行えるため、コスト削減だけでなく業務の無駄を削減することに繋がっています。

膨大なデータを瞬時に分析し素早い意思決定を可能に

ERPシステムを導入すると、社内に溢れる多くの経営情報を集約することができます。経営情報には、売上データや営業実績等があり、これらを一元管理することで、意思決定しなければいけないタイミングで迅速な対応が可能です。

さらに、多くの製品では経営を分析するための機能が搭載されています。蓄積されたデータをこの機能によって瞬時に集計・分析することができます。これまで集計・分析にかかっていた時間・労力を削減できることから、素早い意思決定が可能になります。

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④ERPの導入方法？

ERPの導入方法は大きく分けて2種類あります。一つは、新しい業務システムを構築する方法、そしてもう一つはERPのシステムの機能に業務を合わせる方法です。 ここからは、それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。

新しく業務システムを構築する

この方法ではERPシステムを基本として、業務に必要な機能の変更や追加を行うことで、新しい業務システムを構築します。そして、この方法は要件定義とも言われています。 要件定義とは、まず自社の業務要件がシステムの機能にマッチしているかどうかを確認します。

要件が機能に満たされない場合、必要なカスタマイズを行い、最適な機能に仕上げていきます。しかし、全ての要件を満たすようにカスタマイズを行っていくと、コストが大きくなりすぎるケースがあります。そのため、本当に必要な機能なのかどうか、費用対効果はあるのか、といった確認を慎重にすることが大切です。

ERPシステムに合わせる

この方法ではERPシステムの機能に業務を合わせる形で導入します。この方法は適用分析とも言われています。

適用分析とは、導入のために選定したERPシステムが持つ機能で新しい業務を運用することを検討し、各機能を慎重に確認しながら業務を適用させます。この導入方法では、ERPシステムに業務を合わせることで、システムの機能の効率性や効果を大きく発揮することができます。さらに、短期間での導入やコストを抑えるといったメリットも生まれます。

注意点として、システムに沿った業務を行うため、システムの機能を十分に理解する必要がある他、関連する業務全てを見直し、問題がないかを確認する必要があります。

関連記事：システム開発とは？業務内容～効果的な進め方まで徹底解説

⑤ERP導入のメリット。デメリット

ERP の導入で得られるメリットは、次の通りです。

ERP導入のメリット

データが一元管理できる

従来の業務システムでは、総務・会計・人事など、企業の部門ごとにシステムが分かれ、データも部門ごとに管理されています。

それに対しERPでは、企業の部門ごとに散らばって存在しているデータを、一元管理することが可能です。そのため、「部門間でデータが異なる」「データに抜けがある」といったトラブルも起きにくくなります。

業務の効率化・プロセスの自動化

決算時期を例に挙げると、さまざまな部署からのデータを集計・整合性をチェックし、分析を行うといった一連の流れがあり、それぞれにかなりの手間がかかります。また、データが大きいほど入力ミスのリスクも大きくなります。

ERPを導入すれば、部署が違っても同じデータベース内に保管されたデータを使うので、データを部署別に入力する必要がなく、整合性チェックも不要です。また、集計・分析などの業務を自動化することで、効率化も図れます。

全体最適化を図れる

ERPではデータを一元管理するだけでなく、部門ごとのプロセスの見直しも図れます。部署・部門ごとに確立された業務プロセスは、それぞれの現場に合うよう効率化されていますが、経営の観点からは効果が見えにくいこともあります。

経営陣が業務の効率化を図ろうと業務プロセスの改善を提案しても、細かい点で現場からの反対意見が出たり、特定の人しかできない業務があったりと、改善を進めにくいこともあるでしょう。

ERPなら、各部門ごとの業務プロセスだけではなく、企業全体の業務プロセスを踏まえたソリューションの共有や改善を実施できます。

他企業の業務プロセスを応用できる

ERPは一からシステムを構築していくのではなく、すでに完成しているシステムを導入するものです。そのため、他社で成功している業務プロセスの一部を導入・参照し、取り入れる機会にもなります。

コンプライアンスを遵守しやすい

企業が信頼を得るために昨今重要視されている「コンプライアンス（法令遵守）」。法令や社会規範の違反をおかさないよう、社内でセキュリティーポリシーを統一する必要がありますが、部門ごとにシステムが分散しているとその運用ルールも異なり、セキュリティーポリシーの統一が難しいこともあります。

一元管理システムであるERPなら、ルールの統一を踏まえたセキュリティーポリシーの統一や、従業員の意識付けも含めた内部統制にも一役買います。

経営陣の意思決定の迅速化

経営において、日常業務の成果の把握から企業戦略の策定まで、あらゆる場面で迅速な意思決定は欠かせません。迅速な意思決定を行うにあたって、“経営判断に関するリアルタイムな情報”の把握はとても重要です。

ERPでは、企業の各部門の情報をリアルタイムに集約できます。資産情報や売上、利益、生産コストなど、企業活動に必要な情報が経営陣にわかりやすく提示できるようになります。

経営分析機能を備えたERPもあり、情報収集や分析といった手間やコストを省くことも可能。複数の拠点を持つ企業の在庫管理、拠点別や時系列での会計管理ができるERPもあり、経営判断に必要な情報が、早くわかりやすく把握できます。

ERP導入のデメリット

製品の種類が多く、選定に時間がかかる

ERPは製品の種類が多く、それぞれ特徴が違います。また、「人気はあるが海外製」というERPもあります。その場合は説明書や公式サイトが外国語で書かれている場合もあり、読み解くのに時間を要してしまうことも珍しくありません。

ERPを選ぶ際は、自社で行いたいことを明確にした上で、その目的を満たす製品を調査・選定しなければなりません。またパッケージの仕様が企業内の業務と完全に一致しているとは限らず、現場からの要望により追加機能の開発やカスタマイズが必要となる可能性があるため、相応の工数が必要となります。

準備段階から導入までにコストがかかる

導入前の調査段階でも、製品の検討・導入準備・追加機能開発・社内調整…といったように、ERPの導入には人的・時間的・費用的コストがかかります。加えて導入の際、検証テストを行った上でERPの適合可否を判定する企業もあるほどです。

一般的には、設備が必要なオンプレミス型より、インターネット経由でサービスを利用するクラウド型の方が各種コストの削減になるようです。

セキュリティ対策・システム更新が必要

クラウド型ERPの場合は、自社のデータを外部に保管することになるので、情報漏洩の可能性があります。クラウド型ERPのセキュリティ対策は基本的にベンダーが行いますが、サービスの内容が短期間でアップデートされることもあり、それに合わせ利用者側に迅速な対応が求められることも。

オンプレミス型ERPの場合も自社でセキュリティ対策を施す必要があり、ERPパッケージの更新についても作業が必要になることがあるため、その点に留意しておく必要があります。

社員への管理を徹底する必要がある

ERPの大きな機能として「全体最適化」があります。これは、各部署の現場で慣れ親しんできた業務プロセス、つまり「個別最適化」がなされてきた仕事の方法を、変えていく可能性があるということでもあります。そういった点で、ERPの導入に際して現場からの反発が起こる可能性もあるといえるでしょう。

また、ERPの運用の基本となるのは、現場からの「入力情報」です。実働部隊となる各部署に、ERPでのデータ入力を徹底してもらう必要があります。同時に、データの持ち出しなどの社内コンプライアンスに抵触するような辞退も、避けなければなりません。

ERPの導入を成功させるには、導入前に「ERPで行うこと」についてのコンセプトや詳細な施策を策定しておき、情報部門だけでなくすべての部署に対して、コンセプトや施策を徹底周知しておくことが必要です。そのためには、経営陣から全部署に周知の指示を通達するなど、経営陣との協力が不可欠です。そうして浸透したERPにより作成されたデータを、最終的に経営陣が有効利用できてこそ、ERP導入の意義があります。

⑥まとめ

この記事では、ERPの基本情報について紹介しました。導入目的に合った製品を選ぶことはもちろん必要ですが、ERP製品の種類は多いため、ベンダー（コンサルタント）の協力が欠かせません。

また、製品の選定から導入については、関わる人数がベンダー側・クライアント側ともに多くなりがちなので、綿密な工数見積もりも必要です。ERPを選ぶ際は製品だけでなく、コンサルティングやサポート体制にも注意するとよいでしょう。

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